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來(lái)源：中國(guó)檔案雜志
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137 次 日期：2024-11-25 10:27
近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng),、云計(jì)算,、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈,、人工智能等新一代信息技術(shù)加速融入我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展各領(lǐng)域,，實(shí)施數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略，加快推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為全社會(huì)共識(shí)。各行業(yè)領(lǐng)域信息化應(yīng)用水平不斷提高,，各辦公系統(tǒng),、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)向平臺(tái)化、移動(dòng)化演進(jìn),，無(wú)紙化,、電子化已融入社會(huì)日常工作和生活，電子文件大量產(chǎn)生,，如何做到電子文件“應(yīng)歸盡歸”,、電子檔案“應(yīng)收盡收”成為各單位尤其是檔案部門(mén)的必答題。
一,、制定背景
1.制定《辦法》是新時(shí)代加強(qiáng)檔案信息化工作的新要求
黨的二十大擘畫(huà)了全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家,，以中國(guó)式現(xiàn)代化全面推進(jìn)中華民族偉大復(fù)興的宏偉藍(lán)圖，指明了新時(shí)代新征程黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的前進(jìn)方向,。習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào),，“沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化”，對(duì)檔案工作提出“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的新要求,，為新時(shí)代檔案信息化工作指明了前進(jìn)方向,。黨中央印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，提出了檔案事業(yè)“四個(gè)體系”建設(shè)的發(fā)展要求,，印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,，明確了檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)具體目標(biāo)任務(wù)，發(fā)布《檔案法》《實(shí)施條例》,，夯實(shí)了檔案信息化法治基礎(chǔ),，《辦法》的發(fā)布實(shí)施，是貫徹落實(shí)《檔案法》條款要求的最新成果,。
2.制定《辦法》是新時(shí)代貫徹落實(shí)依法治檔要求的新舉措
全面推進(jìn)依法治國(guó)是黨中央,、國(guó)務(wù)院的戰(zhàn)略部署。法治作為治國(guó)理政的基本方式體現(xiàn)在國(guó)家治理的方方面面,，體現(xiàn)在檔案法治建設(shè)的具體業(yè)務(wù)中,，《檔案法》頒布實(shí)施為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的法治保障?！掇k法》在《檔案法》《實(shí)施條例》下位,，和檔案相關(guān)行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章,、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一起,，完善了我國(guó)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，豐富了檔案信息化法治建設(shè)的工具箱,，理順了與文件部門(mén),、政務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)關(guān)系，推動(dòng)了電子檔案管理全過(guò)程規(guī)范化，進(jìn)一步夯實(shí)檔案信息化工作在國(guó)家檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型高質(zhì)量發(fā)展中的基礎(chǔ)性關(guān)鍵地位,。
3.制定《辦法》是新時(shí)代加強(qiáng)檔案數(shù)字資源建設(shè)的重要支撐
檔案資源是國(guó)家信息資源的重要組成部分，推動(dòng)建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系是檔案部門(mén)一項(xiàng)長(zhǎng)期重要任務(wù),?！掇k法》注重同《電子文件管理辦法》的業(yè)務(wù)銜接，規(guī)定了電子檔案法律要件,、全過(guò)程管理,、歸檔功能、移交接收,、安全備份,、開(kāi)發(fā)利用等要求，解答了電子檔案單套管理中的難點(diǎn)和疑惑,，將進(jìn)一步推動(dòng)檔案“增量電子化戰(zhàn)略”實(shí)施,，推動(dòng)檔案數(shù)字資源規(guī)范化、規(guī)?；?、標(biāo)準(zhǔn)化。
二,、制定過(guò)程
《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定,。”2022年,，國(guó)家檔案局科技信息化司啟動(dòng)《辦法》起草工作,。起草組對(duì)國(guó)內(nèi)外電子檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行梳理，明確了編制思路,、工作方法和整體進(jìn)度安排,，在機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和檔案館中廣泛開(kāi)展問(wèn)卷調(diào)研,，確定了《辦法》框架和內(nèi)容,，形成草稿。2023年年初,，在部分單位征求專(zhuān)家意見(jiàn),，形成初稿。2023年5月,，面向全社會(huì)公開(kāi)征求意見(jiàn),，受到廣泛關(guān)注，收到231條意見(jiàn)建議,，起草組認(rèn)真研究,、逐條分析，修改形成征求意見(jiàn)稿。2024年4月,，面向中央檔案館國(guó)家檔案局所屬各部門(mén)從法規(guī)遵從,、業(yè)務(wù)合規(guī)、規(guī)范用語(yǔ)等方面征求意見(jiàn),，形成送審稿,。2024年9月，經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布,，自11月1日起正式實(shí)施,。
三、章節(jié)內(nèi)容
《辦法》共分為七章三十八條,。
第一章為“總則”,，共八條，規(guī)定了立法目的和依據(jù),、適用范圍和電子檔案的定義,、電子檔案效力、基礎(chǔ)保障,、全過(guò)程管理,、信息技術(shù)應(yīng)用、應(yīng)歸盡歸要求,、安全保密等內(nèi)容,。
第二章為“機(jī)構(gòu)及其職責(zé)”，共五條,，規(guī)定了檔案主管部門(mén)職責(zé),、電子檔案形成單位職責(zé)、檔案館職責(zé),、納入議事協(xié)調(diào)機(jī)制和爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)支持,、電子檔案管理人員要求等內(nèi)容。
第三章為“電子文件整理與歸檔”,，共六條,，規(guī)定了電子文件歸檔范圍、形成要求,、歸檔格式,、歸檔電子文件的整理、提交歸檔,、電子檔案整理編目等內(nèi)容,。
第四章為“電子檔案移交與接收”，共四條,，規(guī)定了電子檔案的移交接收時(shí)間,、電子檔案移交,、電子檔案接收、移交接收方式等內(nèi)容,。
第五章為“電子檔案保管與處置”,，共七條，規(guī)定了電子檔案保管,、檔案數(shù)字資源管理,、電子檔案?jìng)浞荨惖禺愘|(zhì)備份,、電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移,、電子檔案鑒定與銷(xiāo)毀等內(nèi)容,。
第六章為“電子檔案開(kāi)放與利用”,，共六條，規(guī)定了電子檔案的開(kāi)放要求,、提供利用,、利用者要求、電子檔案利用服務(wù)平臺(tái),、電子檔案共享利用,、電子檔案開(kāi)發(fā)等內(nèi)容。
第七章為“附則”,，共兩條,，規(guī)定了解釋權(quán)歸屬、施行日期,。
四,、主要特點(diǎn)
1.加強(qiáng)依法治檔，落實(shí)檔案法要求
強(qiáng)化《檔案法》和《實(shí)施條例》的法規(guī)遵從,，在檔案信息化法規(guī)制度位階層級(jí)設(shè)置上形成法律,、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章的層級(jí)搭配,。在檔案信息化業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ),、名詞定義的表述上遵從法律規(guī)定，在電子檔案定義,、電子檔案法律效力,、電子檔案合法要件、電子檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能等方面的表述上部分引用法律原文,，規(guī)范使用法言法語(yǔ)，做好與相關(guān)法律法規(guī),、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的銜接,。
2.加強(qiáng)工作協(xié)同,，推動(dòng)文檔管理法制化
做好與兩辦文件《電子文件管理辦法》的工作銜接，同國(guó)家文件管理部門(mén)達(dá)成業(yè)務(wù)共識(shí),，各自發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì),，進(jìn)一步理順文件和檔案管理體制機(jī)制，明確電子文件形成和辦理等環(huán)節(jié)由《電子文件管理辦法》給予規(guī)范,，電子文件歸檔,、管理等環(huán)節(jié)由《電子檔案管理辦法》給予規(guī)范。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新,，提出電子檔案全過(guò)程管理理念
與文件管理部門(mén)達(dá)成共識(shí),，共同推動(dòng)全過(guò)程管理落地，加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)指導(dǎo),，提出辦公自動(dòng)化系統(tǒng),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)要求，強(qiáng)調(diào)從電子文件形成,、整理,、歸檔到電子檔案移交、接收,、保管,、處置、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)規(guī)范化要求,。
五,、針對(duì)問(wèn)題
起草組注重條款實(shí)用性適用性，相關(guān)要求具有可操作性,，針對(duì)電子檔案管理實(shí)踐中的重難點(diǎn)問(wèn)題指明工作路徑,、提出具體要求，以期解決實(shí)際問(wèn)題,。
一是指明各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)用系統(tǒng)之間的互通路徑,。各系統(tǒng)間業(yè)務(wù)互通是保障電子檔案全過(guò)程管理的前提，《辦法》要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)要建設(shè)歸檔功能,，并同電子檔案管理系統(tǒng)連通，打通前后端系統(tǒng)間業(yè)務(wù)通路,，破除各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“數(shù)據(jù)孤島”,，指明電子文件、電子檔案的業(yè)務(wù)路徑,，支持電子檔案在前后端信息系統(tǒng)中的順暢運(yùn)行,，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案全過(guò)程順暢銜接、有效協(xié)同,。
二是指出元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的關(guān)鍵作用,。元數(shù)據(jù)由內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信息組成，由信息系統(tǒng)在電子檔案全過(guò)程管理中自動(dòng)收集,，只有“持續(xù)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集,、維護(hù)等活動(dòng)，完整記錄電子檔案管理過(guò)程”才能確保電子檔案來(lái)源可靠,、程序規(guī)范,、要素合規(guī)，做好關(guān)鍵業(yè)務(wù)階段電子檔案元數(shù)據(jù)的采集,、維護(hù)等是達(dá)成電子檔案合法要件的必然要求,。
三是針對(duì)不同業(yè)務(wù)環(huán)境提出電子印章管理要求。印章是文件和檔案的組成要件,，電子環(huán)境下電子印章服務(wù)無(wú)法覆蓋承載文件與檔案業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng),，會(huì)造成電子印章查驗(yàn)失敗、顯示錯(cuò)誤甚至缺失等重大問(wèn)題,。起草組考慮在機(jī)關(guān)檔案室階段,、檔案館階段電子印章應(yīng)用存在較大差別,，結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》要求,，分別在機(jī)關(guān)歸檔業(yè)務(wù)階段和檔案館接收業(yè)務(wù)階段提出電子印章要求。
四是推動(dòng)“四性”檢測(cè)要求前后一致相互貫通,?！稒n案法》和《實(shí)施條例》都對(duì)電子檔案管理提出了保證“真實(shí)性、完整性,、可用性,、安全性”的要求，這是電子檔案管理的基本質(zhì)量要求,。起草組積極推動(dòng)這一表述在文件階段的應(yīng)用,，在兩辦文件《電子文件管理辦法》中提出“要確保電子文件真實(shí)、完整,、可用,、安全”，《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》中明確政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)“要對(duì)接收的政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性,、完整性,、可用性和安全性檢測(cè)”，實(shí)現(xiàn)了從內(nèi)容到檢測(cè)的前后貫通一致,。
五是實(shí)現(xiàn)電子檔案單套管理閉環(huán),。當(dāng)前，電子檔案單套管理呼聲日高需求迫切,，技術(shù)和業(yè)務(wù)環(huán)境逐步完善,，已經(jīng)具備全過(guò)程電子化條件,，國(guó)家檔案局也從法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)層面打通電子檔案單套管理全過(guò)程?！掇k法》在條文內(nèi)容上,、業(yè)務(wù)要求上就是針對(duì)全電子環(huán)境下電子檔案管理提出的要求，沒(méi)有出現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的業(yè)務(wù)要求,。提出了電子檔案全過(guò)程管理要求,，明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用,。
六是為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供政策支撐,。設(shè)施設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，支撐著檔案信息化各項(xiàng)業(yè)務(wù),，包括硬件設(shè)備（服務(wù)器,、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器等）,、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施（路由器,、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等）,、安全防護(hù)設(shè)備（防火墻,、入侵檢測(cè)、漏洞掃描,、加密設(shè)備等）,、數(shù)據(jù)備份設(shè)備（磁帶庫(kù)、磁盤(pán)陣列等）,，電子檔案存管場(chǎng)地,、庫(kù)房、業(yè)務(wù)用房及配套設(shè)施等,。在《辦法》總則部分提出了原則性要求,，設(shè)置了“滿足需要”和“必要的”兩個(gè)條件，不要求貪大求全,，更加強(qiáng)調(diào)實(shí)用性,、適用性。在《辦法》機(jī)構(gòu)和職責(zé)部分,，對(duì)電子檔案形成單位職責(zé)提出“配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施”的要求,，對(duì)檔案館的職責(zé)提出“建設(shè)滿足電子檔案長(zhǎng)期保存和安全管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施”的要求，為各級(jí)檔案部門(mén)配套建設(shè)檔案信息化軟硬件設(shè)施提供了政策依據(jù)和職能依據(jù),。
《辦法》還對(duì)電子檔案安全管理,、電子檔案管理部門(mén)職責(zé)、電子文件歸檔功能建設(shè),、電子檔案移交接收時(shí)間和方式,、電子檔案?jìng)浞?、開(kāi)發(fā)利用等提出要求。
