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來源：中國檔案雜志
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176 次 日期：2024-11-25 10:27
近年來,，互聯(lián)網(wǎng)、云計算,、大數(shù)據(jù),、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)加速融入我國經(jīng)濟社會發(fā)展各領(lǐng)域,，實施數(shù)字中國戰(zhàn)略,，加快推進(jìn)經(jīng)濟社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為全社會共識。各行業(yè)領(lǐng)域信息化應(yīng)用水平不斷提高,，各辦公系統(tǒng),、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)向平臺化、移動化演進(jìn),，無紙化,、電子化已融入社會日常工作和生活,，電子文件大量產(chǎn)生，如何做到電子文件“應(yīng)歸盡歸”,、電子檔案“應(yīng)收盡收”成為各單位尤其是檔案部門的必答題,。
一、制定背景
1.制定《辦法》是新時代加強檔案信息化工作的新要求
黨的二十大擘畫了全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家,，以中國式現(xiàn)代化全面推進(jìn)中華民族偉大復(fù)興的宏偉藍(lán)圖,，指明了新時代新征程黨和國家各項事業(yè)發(fā)展的前進(jìn)方向。習(xí)近平總書記強調(diào),，“沒有信息化就沒有現(xiàn)代化”,，對檔案工作提出“四個好”“兩個服務(wù)”的新要求，為新時代檔案信息化工作指明了前進(jìn)方向,。黨中央印發(fā)《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》,，提出了檔案事業(yè)“四個體系”建設(shè)的發(fā)展要求，印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,，明確了檔案信息化建設(shè)各項具體目標(biāo)任務(wù),，發(fā)布《檔案法》《實施條例》，夯實了檔案信息化法治基礎(chǔ),，《辦法》的發(fā)布實施,，是貫徹落實《檔案法》條款要求的最新成果。
2.制定《辦法》是新時代貫徹落實依法治檔要求的新舉措
全面推進(jìn)依法治國是黨中央,、國務(wù)院的戰(zhàn)略部署,。法治作為治國理政的基本方式體現(xiàn)在國家治理的方方面面，體現(xiàn)在檔案法治建設(shè)的具體業(yè)務(wù)中,，《檔案法》頒布實施為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅強的法治保障,。《辦法》在《檔案法》《實施條例》下位,，和檔案相關(guān)行政法規(guī),、部門規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一起,，完善了我國檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系,，豐富了檔案信息化法治建設(shè)的工具箱，理順了與文件部門,、政務(wù)部門的業(yè)務(wù)關(guān)系,，推動了電子檔案管理全過程規(guī)范化，進(jìn)一步夯實檔案信息化工作在國家檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型高質(zhì)量發(fā)展中的基礎(chǔ)性關(guān)鍵地位,。
3.制定《辦法》是新時代加強檔案數(shù)字資源建設(shè)的重要支撐
檔案資源是國家信息資源的重要組成部分,，推動建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系是檔案部門一項長期重要任務(wù)。《辦法》注重同《電子文件管理辦法》的業(yè)務(wù)銜接,，規(guī)定了電子檔案法律要件,、全過程管理、歸檔功能,、移交接收,、安全備份、開發(fā)利用等要求,，解答了電子檔案單套管理中的難點和疑惑,，將進(jìn)一步推動檔案“增量電子化戰(zhàn)略”實施，推動檔案數(shù)字資源規(guī)范化,、規(guī)?；?biāo)準(zhǔn)化,。
二,、制定過程
《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定?！?022年,，國家檔案局科技信息化司啟動《辦法》起草工作。起草組對國內(nèi)外電子檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行梳理,，明確了編制思路,、工作方法和整體進(jìn)度安排，在機關(guān),、企業(yè)事業(yè)單位和檔案館中廣泛開展問卷調(diào)研,，確定了《辦法》框架和內(nèi)容，形成草稿,。2023年年初，在部分單位征求專家意見,，形成初稿,。2023年5月，面向全社會公開征求意見,，受到廣泛關(guān)注,，收到231條意見建議，起草組認(rèn)真研究,、逐條分析,，修改形成征求意見稿。2024年4月,，面向中央檔案館國家檔案局所屬各部門從法規(guī)遵從,、業(yè)務(wù)合規(guī)、規(guī)范用語等方面征求意見，形成送審稿,。2024年9月,，經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布，自11月1日起正式實施,。
三,、章節(jié)內(nèi)容
《辦法》共分為七章三十八條。
第一章為“總則”,，共八條,，規(guī)定了立法目的和依據(jù)、適用范圍和電子檔案的定義,、電子檔案效力,、基礎(chǔ)保障、全過程管理,、信息技術(shù)應(yīng)用,、應(yīng)歸盡歸要求、安全保密等內(nèi)容,。
第二章為“機構(gòu)及其職責(zé)”,，共五條，規(guī)定了檔案主管部門職責(zé),、電子檔案形成單位職責(zé),、檔案館職責(zé)、納入議事協(xié)調(diào)機制和爭取相關(guān)部門支持,、電子檔案管理人員要求等內(nèi)容,。
第三章為“電子文件整理與歸檔”，共六條,，規(guī)定了電子文件歸檔范圍,、形成要求、歸檔格式,、歸檔電子文件的整理,、提交歸檔、電子檔案整理編目等內(nèi)容,。
第四章為“電子檔案移交與接收”,，共四條，規(guī)定了電子檔案的移交接收時間,、電子檔案移交,、電子檔案接收、移交接收方式等內(nèi)容,。
第五章為“電子檔案保管與處置”,，共七條,，規(guī)定了電子檔案保管、檔案數(shù)字資源管理,、電子檔案備份,、異地異質(zhì)備份、電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移,、電子檔案鑒定與銷毀等內(nèi)容,。
第六章為“電子檔案開放與利用”，共六條,，規(guī)定了電子檔案的開放要求,、提供利用、利用者要求,、電子檔案利用服務(wù)平臺,、電子檔案共享利用、電子檔案開發(fā)等內(nèi)容,。
第七章為“附則”,，共兩條，規(guī)定了解釋權(quán)歸屬,、施行日期,。
四、主要特點
1.加強依法治檔,，落實檔案法要求
強化《檔案法》和《實施條例》的法規(guī)遵從,，在檔案信息化法規(guī)制度位階層級設(shè)置上形成法律、行政法規(guī),、部門規(guī)章的層級搭配,。在檔案信息化業(yè)務(wù)術(shù)語、名詞定義的表述上遵從法律規(guī)定,，在電子檔案定義,、電子檔案法律效力、電子檔案合法要件,、電子檔案管理機構(gòu)職責(zé),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能等方面的表述上部分引用法律原文，規(guī)范使用法言法語,，做好與相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的銜接,。
2.加強工作協(xié)同,，推動文檔管理法制化
做好與兩辦文件《電子文件管理辦法》的工作銜接，同國家文件管理部門達(dá)成業(yè)務(wù)共識,，各自發(fā)揮職能優(yōu)勢,，進(jìn)一步理順文件和檔案管理體制機制,，明確電子文件形成和辦理等環(huán)節(jié)由《電子文件管理辦法》給予規(guī)范，電子文件歸檔,、管理等環(huán)節(jié)由《電子檔案管理辦法》給予規(guī)范,。
3.加強業(yè)務(wù)創(chuàng)新，提出電子檔案全過程管理理念
與文件管理部門達(dá)成共識,，共同推動全過程管理落地,，加強前端業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提出辦公自動化系統(tǒng),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)要求,，強調(diào)從電子文件形成、整理,、歸檔到電子檔案移交,、接收、保管,、處置,、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)規(guī)范化要求。
五,、針對問題
起草組注重條款實用性適用性,，相關(guān)要求具有可操作性，針對電子檔案管理實踐中的重難點問題指明工作路徑,、提出具體要求,，以期解決實際問題。
一是指明各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)用系統(tǒng)之間的互通路徑,。各系統(tǒng)間業(yè)務(wù)互通是保障電子檔案全過程管理的前提,，《辦法》要求辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)要建設(shè)歸檔功能,，并同電子檔案管理系統(tǒng)連通,，打通前后端系統(tǒng)間業(yè)務(wù)通路，破除各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“數(shù)據(jù)孤島”,，指明電子文件,、電子檔案的業(yè)務(wù)路徑，支持電子檔案在前后端信息系統(tǒng)中的順暢運行,，最終實現(xiàn)電子檔案全過程順暢銜接,、有效協(xié)同。
二是指出元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的關(guān)鍵作用,。元數(shù)據(jù)由內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信息組成，由信息系統(tǒng)在電子檔案全過程管理中自動收集,，只有“持續(xù)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集,、維護等活動,，完整記錄電子檔案管理過程”才能確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范,、要素合規(guī),，做好關(guān)鍵業(yè)務(wù)階段電子檔案元數(shù)據(jù)的采集、維護等是達(dá)成電子檔案合法要件的必然要求,。
三是針對不同業(yè)務(wù)環(huán)境提出電子印章管理要求,。印章是文件和檔案的組成要件，電子環(huán)境下電子印章服務(wù)無法覆蓋承載文件與檔案業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng),，會造成電子印章查驗失敗,、顯示錯誤甚至缺失等重大問題。起草組考慮在機關(guān)檔案室階段,、檔案館階段電子印章應(yīng)用存在較大差別,，結(jié)合《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》要求，分別在機關(guān)歸檔業(yè)務(wù)階段和檔案館接收業(yè)務(wù)階段提出電子印章要求,。
四是推動“四性”檢測要求前后一致相互貫通,。《檔案法》和《實施條例》都對電子檔案管理提出了保證“真實性,、完整性,、可用性、安全性”的要求,，這是電子檔案管理的基本質(zhì)量要求,。起草組積極推動這一表述在文件階段的應(yīng)用，在兩辦文件《電子文件管理辦法》中提出“要確保電子文件真實,、完整,、可用、安全”,，《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》中明確政務(wù)服務(wù)機構(gòu)檔案部門“要對接收的政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行真實性,、完整性、可用性和安全性檢測”,，實現(xiàn)了從內(nèi)容到檢測的前后貫通一致,。
五是實現(xiàn)電子檔案單套管理閉環(huán)。當(dāng)前,，電子檔案單套管理呼聲日高需求迫切,，技術(shù)和業(yè)務(wù)環(huán)境逐步完善，已經(jīng)具備全過程電子化條件,，國家檔案局也從法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)層面打通電子檔案單套管理全過程,。《辦法》在條文內(nèi)容上,、業(yè)務(wù)要求上就是針對全電子環(huán)境下電子檔案管理提出的要求,，沒有出現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的業(yè)務(wù)要求。提出了電子檔案全過程管理要求,，明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,，可以以電子形式作為憑證使用。
六是為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供政策支撐,。設(shè)施設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分,，支撐著檔案信息化各項業(yè)務(wù)，包括硬件設(shè)備（服務(wù)器,、存儲設(shè)備,、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施（路由器,、交換機,、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等）、安全防護設(shè)備（防火墻,、入侵檢測,、漏洞掃描、加密設(shè)備等）,、數(shù)據(jù)備份設(shè)備（磁帶庫,、磁盤陣列等），電子檔案存管場地,、庫房,、業(yè)務(wù)用房及配套設(shè)施等。在《辦法》總則部分提出了原則性要求,，設(shè)置了“滿足需要”和“必要的”兩個條件,，不要求貪大求全，更加強調(diào)實用性,、適用性,。在《辦法》機構(gòu)和職責(zé)部分，對電子檔案形成單位職責(zé)提出“配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施”的要求,，對檔案館的職責(zé)提出“建設(shè)滿足電子檔案長期保存和安全管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施”的要求,，為各級檔案部門配套建設(shè)檔案信息化軟硬件設(shè)施提供了政策依據(jù)和職能依據(jù)。
《辦法》還對電子檔案安全管理,、電子檔案管理部門職責(zé),、電子文件歸檔功能建設(shè)、電子檔案移交接收時間和方式,、電子檔案備份,、開發(fā)利用等提出要求。
