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來源：山西省檔案局
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138 次 日期：2024-05-11 10:32
2016年9月9日,，山西省人民政府第131次會議審議通過了《山西省重大活動檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）,，9月11日以政府令第245號發(fā)布，自10月20日起施行,。這是自山西省檔案局（館）成立以來,，我省出臺的第二個有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),，是繼2000年《山西省檔案管理條例》出臺以后，我省出臺的第一個政府規(guī)章,，體現(xiàn)了省委,、省政府對重大活動檔案管理工作的高度重視和巨大支持。此規(guī)章立足現(xiàn)實,，著眼未來,，總攬全局，把控重要節(jié)點(diǎn),，汲取新階段,、新環(huán)境下重大活動檔案管理的新特點(diǎn)，適應(yīng)全面深化改革的新需要和檔案工作發(fā)展的新變化,；更新,、發(fā)展、豐富了中國特色檔案法規(guī)體系與理論,，為我省檔案法制建設(shè)建立了新坐標(biāo),，對我省進(jìn)一步深化檔案工作改革,、做好新形勢下重大活動檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)作用；能夠推動全省各級黨委,、政府和各地區(qū),、各單位、各部門更加重視和支持重大活動檔案管理工作,，促進(jìn)各級檔案部門更有目標(biāo),、更有章法地開展重大活動檔案管理工作，有力推進(jìn)我省重大活動檔案管理事業(yè)步入新階段,、更上一層樓,。
一、《辦法》起草的基本情況
截至目前為止,，浙江,、福建、湖北,、新疆,、山東、貴州,、內(nèi)蒙古等省、自治區(qū),，以政府令的形式出臺重大活動檔案管理辦法來規(guī)范重大活動檔案管理工作,。廣西、河南,、云南,、青海、北京等省,、市,、自治區(qū)以省政府或者省委辦公廳的名義發(fā)文加強(qiáng)重大活動檔案管理工作。
《辦法》開始起草于2012年,。起草工作開始時,，我們仔細(xì)梳理了多少年來重大活動檔案管理方面存在的各類問題。諸如參與單位和工作人員檔案意識淡薄,、流動頻繁,、管理缺位；檔案管理不專業(yè),、不規(guī)范,、各自為政，檔案部門介入難,、難工作,；文件材料歸檔不全,、管理分散、移交滯后等等問題,，分析研究了重大活動的運(yùn)行規(guī)律和重大活動檔案的管理特點(diǎn),。在起草和修改過程中，我們充分了解,、認(rèn)真學(xué)習(xí)了黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),，中辦和國辦有關(guān)檔案管理的方針政策，山西省委,、省政府及其兩辦關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的意見,，吸收了相關(guān)省、市,、自治區(qū)有關(guān)重大活動檔案管理方面的經(jīng)驗教訓(xùn),，兩次發(fā)文征求省直單位意見，用近3個月的時間對本省市縣相關(guān)單位,、省直機(jī)關(guān)和外省同行進(jìn)行了專項專題調(diào)研,。召開過有省內(nèi)檔案業(yè)務(wù)專家和法律專家參加的立法論證會，方方面面的意見征求,、討論和溝通,，反反復(fù)復(fù)地斟酌、修訂和完善,，循環(huán)往復(fù),，歷經(jīng)四年?？梢赃@么說,，此規(guī)章承載著社會各界對檔案工作的關(guān)心和厚望，匯集了各地重大活動檔案管理的經(jīng)驗和啟迪,，凝聚了幾位局領(lǐng)導(dǎo)的心血和參與同志們的汗水,，是省內(nèi)外檔案工作者、有識之士集體智慧的結(jié)晶,。
《辦法》采用章條的體例,，分總則、主辦單位職責(zé),、協(xié)辦單位職責(zé),、檔案部門職責(zé)、法律責(zé)任,、附則等6章共32條,，這與已經(jīng)出臺重大活動檔案管理辦法的十四個省、直轄市,、自治區(qū)不設(shè)章條的情況不同,。根據(jù)省內(nèi)外調(diào)研的情況看,，大家都很贊同這種設(shè)置，一致認(rèn)可分章條的兩大好處：一是重大活動檔案管理工作體制組織網(wǎng)絡(luò)設(shè)置清晰,，各參與單位和工作人員職責(zé)分明,，避免了遺漏、推諉,、扯皮,；二是重大活動檔案管理工作流程和節(jié)點(diǎn)設(shè)置全面、清晰,，便于學(xué)習(xí)和執(zhí)行,。
二、《辦法》的主要內(nèi)容
《辦法》主要內(nèi)容可以概括為：界定重大活動,，理順工作體制機(jī)制,，厘清參與者職責(zé)和任務(wù)，完善工作原則,，細(xì)化三大體系的建設(shè)要求,，明確重大活動檔案的最終歸屬，規(guī)定違法所要承擔(dān)的法律責(zé)任,。
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本世紀(jì)以來，尤其是近幾年,，重大活動已經(jīng)成為社會運(yùn)行和國家治理的一種基本元素和基礎(chǔ)體現(xiàn),，而檔案和檔案管理工作像毛細(xì)血管一樣穿插其中遍及始終，以其特有的存在方式,，影響、支撐著重大活動的運(yùn)行和發(fā)展,，推動,、促進(jìn)著社會管理水平和治理能力的提高。所以,，必須科學(xué)界定重大活動,，才能開展卓有成效的重大活動檔案管理工作。
對重大活動的界定,，各省,、直轄市、自治區(qū)普遍選取的是列舉法,。列舉法可操作性強(qiáng),，但難以將所有的重大活動逐一列舉，執(zhí)行中不可避免會掛一漏萬,。而另一種綜述法包羅萬象,，卻不能簡單明了地體現(xiàn)重大活動,，執(zhí)行中又有可能存在由于理解不同所導(dǎo)致的認(rèn)定差異。通過調(diào)研和權(quán)衡,，我們綜合了兩種方法,，在《辦法》第1章第3條將重大活動界定為：“本省各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會組織在省內(nèi)外,、境外舉辦的涉及政治、經(jīng)濟(jì),、科學(xué),、文化、教育,、衛(wèi)生,、體育、外事,、宗教等方面具有一定行業(yè)性,、地方特色、國家意義或者國際影響的會議,、節(jié)慶,、會展等大型活動；突發(fā)事件的應(yīng)對處置活動,；關(guān)系改革,、發(fā)展、民生等專項或者綜合性的工作活動”,。這個界定實現(xiàn)了四大突破和拓展：一是首次從舉辦者,、舉辦區(qū)域以及活動內(nèi)容和形式四個層面對重大活動進(jìn)行了全面、系統(tǒng)的概念性闡述,；二是將舉辦區(qū)域由原來普遍認(rèn)知的“本省行政區(qū)域”,，時代性、前瞻性地拓展到“省外,、境外”,；三是相對具體形象地詮釋了“重大”所指——具有一定行業(yè)性、地方特色,、國家意義或者國際影響,；四是根據(jù)內(nèi)容特點(diǎn)和形式的不同將重大活動劃分為三個方面，即會議,、節(jié)慶,、會展活動，突發(fā)事件的應(yīng)對處置活動,，以及關(guān)系改革,、發(fā)展,、民生等專項或者綜合性的工作活動。
《辦法》明確界定了重大活動的定義及其范圍,，對于主辦,、協(xié)辦單位更好地貫徹落實《辦法》，規(guī)范管理重大活動檔案具有重要意義,。
?。ǘ├眄樦卮蠡顒訖n案管理工作的體制機(jī)制
重大活動從根本上講，是機(jī)關(guān),、團(tuán)體或者社會組織職能活動的重要組成部分,。活動中形成的檔案理應(yīng)同其他任何檔案一樣,，由檔案部門,、主管單位等按照《檔案法》及其《實施辦法》等法律法規(guī)已經(jīng)規(guī)定的檔案工作組織原則和體制設(shè)置，開展管理活動,。但綜觀我省重大活動,，個別主辦單位重大活動方案不涉及檔案管理工作，工作部署不考慮檔案管理工作,，檔案部門被拒之門外無法介入重大活動檔案管理,，如：2012年8月19日開始的世界晉商大會，從始至終機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備只有資料組文件起草者收發(fā)員,，沒有檔案機(jī)構(gòu)檔案工作人員,，不知、也不管檔案為何物,；有些主辦單位雖把檔案部門納入組委會,，但組委會沒有在相應(yīng)的工作部門成立檔案機(jī)構(gòu)，也沒有向所有參與單位強(qiáng)調(diào)和安排有關(guān)檔案管理的職責(zé)和任務(wù),，如：從2001年到現(xiàn)在連續(xù)16年舉辦的平遙國際攝影大展,，檔案部門作為大展有關(guān)檔案管理的唯一的責(zé)任單位、執(zhí)行單位,，派出參加大展工作人員的水平和能力幾乎成為決定重大活動檔案管理質(zhì)量的唯一因素。還有些主辦單位對重大活動檔案管理工作體制的理解和重視僅限于主辦單位,，沒有將檔案部門和協(xié)辦單位納入重大活動檔案管理的組織體系中,，如：中博會、能博會等,，雖然主辦單位非常重視,，投入百分之百的熱情和認(rèn)真將大會形成的文件材料收集歸檔、規(guī)范整理甚至移交進(jìn)館,，但其移交的僅僅是主辦單位形成的紙質(zhì)文書檔案,，科技檔案,、會計檔案、聲像檔案,、電子檔案,、實物檔案以及協(xié)辦單位形成的各類檔案均沒有納入集中統(tǒng)一管理……林林總總重大活動檔案管理體制機(jī)制缺位或者不順?biāo)鶎?dǎo)致的重大活動檔案的殘缺不全、支離破碎,，強(qiáng)烈呼喚著強(qiáng)有力的措施盡快出臺,。
所以，《辦法》的3個章節(jié)5個條目從不同角度和側(cè)面建立,、完善了重大活動檔案管理工作的體制機(jī)制,，科學(xué)設(shè)置了重大活動檔案管理工作的組織架構(gòu)，形成了政府領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào),、檔案部門統(tǒng)籌主導(dǎo),、主辦單位全面負(fù)責(zé)、協(xié)辦單位積極策應(yīng),、多部門合作共同參與構(gòu)建重大活動檔案管理的工作格局,，為重大活動檔案管理工作科學(xué)順利的開展奠定了堅實的領(lǐng)導(dǎo)和組織基礎(chǔ)。
《辦法》第1章第4條規(guī)定,，重大活動檔案工作首先要遵循的便是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級負(fù)責(zé)”的工作原則，體現(xiàn)著重大活動檔案管理工作的體制,，源于1959年我國實行黨政檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的工作體制,。它源于兩辦《意見》中明確指出的“堅持并不斷完善黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé),、各方面共同參與的檔案工作體制”,。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確重大活動檔案管理工作作為檔案工作的組成部分,，既是黨的工作,，又是政府工作，由黨委和政府雙重領(lǐng)導(dǎo),，這一領(lǐng)導(dǎo)體制,，是重大活動檔案管理工作順利、高效開展的重要保障,；分級負(fù)責(zé),，就是各行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查統(tǒng)一由各級檔案行政管理部門專門負(fù)責(zé),，各行政區(qū)域內(nèi)各單位獨(dú)立舉辦重大活動形成的所有檔案按照規(guī)定期限統(tǒng)一移交同級國家綜合檔案館,，各單位獨(dú)立舉辦重大活動形成的各類文件材料由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理。檔案部門是重大活動檔案管理工作的主管部門，指導(dǎo),、監(jiān)督與檢查重大活動檔案管理工作,，防止政出多門、各自為政,。
《辦法》第1章第7條明確了縣級以上人民政府在重大活動檔案管理工作機(jī)制建立健全上的主體責(zé)任：“應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對重大活動檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機(jī)制”，確定了檔案部門在政府的領(lǐng)導(dǎo)下參與重大活動的工作機(jī)制,，賦予了檔案部門在重大活動領(lǐng)域發(fā)揮自身專業(yè)作用,、履行專業(yè)職能的權(quán)限，從根本上杜絕了檔案部門參與重大活動“吃閉門羹”的現(xiàn)象,。
《辦法》第2章第10條規(guī)定了主辦單位在重大活動檔案管理機(jī)構(gòu)建立健全上的主體責(zé)任：“應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入重大活動管理范疇,，成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人”,，包括：“單位獨(dú)立舉辦的非周期性的重大活動,，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動，應(yīng)當(dāng)將同級檔案行政管理部門納入重大活動檔案管理機(jī)構(gòu)”,。這2條4款的規(guī)定,，避免了多頭管理導(dǎo)致的檔案分散、流失,，避免了檔案無人管理,、無法追責(zé)造成的混亂、麻煩,，是保證重大活動檔案管理工作能否順利有序開展的關(guān)鍵舉措,。如果沒有這一條的設(shè)置，參與單位和人員眾多的重大活動檔案管理,，僅靠檔案部門的努力是難以統(tǒng)籌實現(xiàn)的,。
《辦法》第3章第18條對協(xié)辦單位在重大活動檔案管理工作體制上也提出了要求：“應(yīng)當(dāng)成立專門機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)重大活動所承擔(dān)項目中形成的各類文件材料的歸檔、移交工作”,， “協(xié)辦單位”是重大活動舉辦的協(xié)作,、配合單位，是重大活動檔案管理工作體制鏈條中不容忽視的一環(huán),，只有“協(xié)辦單位”檔案管理機(jī)構(gòu)或者人員的積極參與和有效工作,，才能保證重大活動檔案的齊全、完整,。
?。ㄈ┩晟浦卮蠡顒訖n案工作原則
《辦法》第1章第4條明確規(guī)定：“重大活動檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé),、完整歸檔,、系統(tǒng)整理、集中管理,、有效利用的工作原則”,，這個工作原則貫穿重大活動檔案管理工作始終，其中包含了重大活動檔案管理工作的體制機(jī)制,、包含了重大活動檔案管理工作的基本流程及其要求,，客觀、科學(xué)地提出了重大活動檔案管理要實現(xiàn)和達(dá)到的目標(biāo),。
沒有“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級負(fù)責(zé)”的保障，根本不可能實現(xiàn)“完整歸檔,、系統(tǒng)整理,、集中管理、有效利用”,，前者是條件,，后者是目標(biāo)。我們在起草這一條的時候,，充分考慮了工作體制機(jī)制因素對重大活動檔案管理工作進(jìn)展,、質(zhì)量等方面的影響，認(rèn)真分析了重大活動檔案管理工作規(guī)程及其標(biāo)準(zhǔn)需求,，最終摒棄了大家普遍采用的“統(tǒng)一協(xié)調(diào),、加強(qiáng)督導(dǎo)”，代之以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級負(fù)責(zé)”,。因為“統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)”是對工作方式方法的要求,，而“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級負(fù)責(zé)”是對工作體制機(jī)制的要求，兩者相比取其重,，并且在第1章第7條,、第2章第9條和第10條、第3章第18條和第19條,、第4章第21條,，將“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)”所要表達(dá)的基本內(nèi)涵進(jìn)行了分解和詮釋,；鑒于我省目前重大活動檔案殘缺不全,、散失嚴(yán)重的現(xiàn)狀，從工作源頭提出了“完整歸檔”的目標(biāo),。通過第1章第5條和第8條,，第2章第9條,、第12條、第14條至17條,，第3章第18條,第4章第22條,、23條，第5章第28條第3款,、第5款等共計5個章節(jié),、15個條款的具體規(guī)定，來保證重大活動檔案的完整,、齊全,；填補(bǔ)了之前已出臺的重大活動檔案管理辦法的空白，將“系統(tǒng)整理”作為工作原則擴(kuò)充進(jìn)來,。原因有三個：一是重大活動檔案不經(jīng)“系統(tǒng)整理”無法“有效利用”,，二是整理工作是重大活動檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)和基本內(nèi)容應(yīng)該在工作原則中有所體現(xiàn)，三是重大活動檔案管理經(jīng)費(fèi)中 “系統(tǒng)整理”占有的份額很大,，明確提出便于明確預(yù)算,。本《辦法》的第2章第10條、第3章第14條至17條特別指明了“系統(tǒng)整理”的責(zé)任單位和標(biāo)準(zhǔn)要求,；雖然從1956年我國檔案工作開始正式建制開展以來,，集中統(tǒng)一管理檔案就成為檔案工作一直堅守的基本原則，但參與單位和人員眾多導(dǎo)致眾多重大活動檔案分散保存的境況,，使我們不得不放棄更具全局性的目標(biāo)“科學(xué)管理”,，而側(cè)重在管理模式重申“集中管理”的要求。為了使這個原則落在實處,，本《辦法》在體制機(jī)制的設(shè)置,、參與單位的職責(zé)和任務(wù)等方面給予了落地式呼應(yīng)，有關(guān)部門在必要的時候必然要追究那些“未對重大活動形成的各種門類,、載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的”單位或者人員的法律責(zé)任,；檔案工作的根本目的是滿足社會利用需求，所以,，“有效利用”作為重大活動檔案管理工作的根本目的,，在本《辦法》的第3章第14條、第4章第27條均有相應(yīng)的體現(xiàn),。
?。ㄋ模├迩逯卮蠡顒痈鲄⑴c單位和人員的職責(zé)和任務(wù)
加拿大著名的檔案學(xué)家特里·庫克曾經(jīng)說過：“全世界檔案人員，仍然在建造記憶宮殿,?！逼鋵崳瑥纳蟼€世紀(jì)的美國開始,，越來越多的社會組織和個人全面地介入檔案管理事務(wù),，日新月異的社會發(fā)展將檔案業(yè)內(nèi)外一個不爭的事實推到人們面前,，建造人類記憶宮殿的不僅僅是檔案人，還有無數(shù)社會實踐參與者,、社會事務(wù)辦理者等等,，他們越來越頻繁地參與社會記憶的構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)工作,，越來越深刻地影響著創(chuàng)建、儲存和利用社會記憶的效益,，甚至越來越深刻地觸及到社會發(fā)展和運(yùn)行的根本,。但現(xiàn)實的情況是，檔案部門作為重大活動記憶宮殿的重要建造者,，要么無法介入活動,、英雄無用武之地，要么僥幸介入?yún)s孤掌難鳴,。主辦單位作為重大活動主要社會實踐者,，重視活動輕視、忽視甚至忙起來不要檔案管理,、不建記憶宮殿的現(xiàn)象屢見不鮮,；而協(xié)辦單位，作為重大活動社會實踐參與者,，只管合作項目不管檔案工作,，活動結(jié)束一哄而散。相關(guān)部門職責(zé)不清,、分工不明是造成重大活動記憶宮殿建造問題層出不窮的一個重要原因,。因此，充分考慮,、分析和探究現(xiàn)階段重大活動各參與單位的基本情況和特點(diǎn),，認(rèn)真細(xì)致地區(qū)分重大活動各參與單位的定位和職責(zé)，不僅會大大提高重大活動檔案管理的效率和質(zhì)量,，而且有利于“確保分工明確,、各司其職，密切配合,、形成合力,，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展”。
所以,，《辦法》根據(jù)所有參與重大活動的單位承擔(dān)任務(wù)和所處位置的不同,，結(jié)合重大活動參與人員流動性強(qiáng)的特點(diǎn)，首次直接用章節(jié)明確劃分,、明確重大活動參與單位和人員在重大活動檔案管理方面的職責(zé)和任務(wù)：《辦法》第1章第7條除規(guī)定縣級以上人民政府具有建立健全重大活動檔案工作機(jī)制的職責(zé)外,，還有“協(xié)調(diào)解決本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作中出現(xiàn)的問題,，保障重大活動檔案管理工作經(jīng)費(fèi)”的職責(zé)；《辦法》第1章第8條特別規(guī)定了重大活動工作人員有關(guān)檔案管理的職責(zé),；《辦法》第2章第9條,、第10條、第13條明確指出了主辦單位在重大活動檔案管理工作中的主體責(zé)任所在：負(fù)責(zé)重大活動過程中檔案的形成,、歸檔,、收集、整理,、保管,、利用和移交工作，負(fù)責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置,、人員配備與業(yè)務(wù)培訓(xùn),， 特別指出“縣級以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責(zé)”,；《辦法》第3章第18條,、第19條、第20條明確了協(xié)辦單位參與重大活動在機(jī)構(gòu),、人員和業(yè)務(wù)方面應(yīng)該履行的職責(zé),；《辦法》第4章第21條、第22條對檔案行政管理部門的職責(zé)也進(jìn)行了清晰的界分：“檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督,、檢查,、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作”，而且,，一接到主辦單位要求參與重大活動的邀請,，就要“及時委派專業(yè)人員提前介入，協(xié)助主辦單位進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn),，制定重大活動檔案管理工作方案,，確定重大活動文件材料歸檔范圍?！?；《辦法》第4章第24條、第26條,、第27條規(guī)定了各級國家綜合檔案館接收,、征集、科學(xué)管理以及數(shù)字技術(shù)存儲,、備份,、開發(fā)、利用重大活動檔案管理的職責(zé),。
《辦法》明確界分了重大活動記憶宮殿所有參與建造者的職責(zé),，便于未來完整,、真實、生動地還原再現(xiàn)重大活動,。
?。ㄎ澹┘?xì)化重大活動檔案三大體系的建設(shè)要求
1、對重大活動檔案資源體系的建設(shè)要求
資源建設(shè)是重大活動檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié),，歸檔問題又是重大活動檔案資源體系建設(shè)的難點(diǎn)和瓶頸,，所以本《辦法》不論是內(nèi)容，還是章條體式,，幾乎一半的設(shè)計設(shè)置都放在歸檔上,。除了體制機(jī)制外，還要求采取完善歸檔制度,、建立檔案形成責(zé)任制、明確單位和人員歸檔工作職責(zé)以及開展征集,、鼓勵社會捐贈等舉措和補(bǔ)充手段,，來加強(qiáng)重大活動檔案資源建設(shè)，共有15個條款,。
?。?）完善歸檔制度
第4章第5條不僅要求參與單位繼續(xù)執(zhí)行我國沿用半個世紀(jì)、已經(jīng)證明比較成功的歸檔制度：“凡屬重大活動中形成的文件材料,，應(yīng)當(dāng)歸檔保存,，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！倍乙蟾鲄⑴c單位“對未列入歸檔范圍的文件材料,，應(yīng)當(dāng)編制文件銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人審批后方可銷毀,?！边@一條兩款，制約那些據(jù)為己有,、拒絕歸檔和隨意縮小歸檔范圍,、肆意銷毀文件材料的行為。并且在第5章第28條第3款對“將屬于重大活動歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有,、拒絕移交,、移交不完整、擅自銷毀的”單位和個人進(jìn)行各種責(zé)任的追究,。各級檔案部門完全可以根據(jù)這些條款,，理直氣壯地向任何單位和個人收集應(yīng)歸檔的各類文件材料。
?。?）建立檔案形成責(zé)任制
第3章第12條規(guī)定：“主辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立重大活動檔案形成責(zé)任制,，利用現(xiàn)代化的技術(shù),、手段，開展重大活動重要片段采集和全程記錄工作,，編制和實施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表”,。建立檔案形成責(zé)任制，以政府規(guī)章的形式和力度確立,、確定了“誰形成,、誰負(fù)責(zé)”這一工作理念和舉措，這在全國亦屬首次,。緊緊抓住責(zé)任單位和檔案原始記錄生成這兩個源頭,，把控歸檔工作的起點(diǎn)，是保證重大活動文件材料歸檔齊全,、完整的關(guān)鍵所在,；而編制和實施各類文件材料歸檔范圍，是實現(xiàn)重大活動全程留字,、全程留音,、全程留影、全程留痕的根本保障,。
?。?）明確相關(guān)單位和人員歸檔工作職責(zé)
第1章第8條明確提出“參與重大活動的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作”，重大活動的工作人員來自于不同地區(qū),、不同單位,、不同部門、不同崗位,，承擔(dān)方方面面的工作,，不同文字、不同內(nèi)容,、不同載體,、不同記錄形式的文件材料在他們的手中會不斷地產(chǎn)生。他們是重大活動檔案資源體系最重要的建設(shè)者,，是重大活動檔案資源體系建設(shè)鏈條中最為鮮活,、生動的構(gòu)成，他們對歸檔工作的認(rèn)知,、投入和履職程度直接決定著歸檔工作的質(zhì)量,。“遵循文件材料本身的形成規(guī)律和特點(diǎn)”是檔案工作的基本原則,，也是我們在全國首次設(shè)置這一款的基本依據(jù),，具體落實到重大活動檔案資源建設(shè)實踐中就是“全員參與、全員形成、全員有責(zé)”,，到一定的時間或者工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行“全員考核”,。多少年來的工作教訓(xùn)告訴我們，如果不把這一款列進(jìn)來,，重大活動絕大多數(shù)的參與者會認(rèn)為文檔是檔案人員的工作,，重大活動中形成的應(yīng)該納入歸檔范圍的文件材料就會大量的游離、流失,。
第3章第9條,、第12條、第14條至第17條具體,、詳細(xì)規(guī)定了主辦單位在重大活動文件材料形成,、歸檔、收集方面應(yīng)該承擔(dān)的主體責(zé)任,，第4章第18條明確規(guī)定了協(xié)辦單位對各自承擔(dān)項目中形成的各類文件材料的歸檔職責(zé),，第5章第22條、第23條不僅要求檔案行政管理部門“協(xié)助主辦單位確定重大活動文件材料歸檔范圍”,，而且對其直接參與的重大活動應(yīng)當(dāng)履行的歸檔職責(zé)也提出了要求,，“活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)將采集、記錄的信息移交主辦單位統(tǒng)一歸檔整理,?！本蜌w檔工作,，明確界定參與重大活動的主辦單位,、協(xié)辦單位和檔案部門三方職責(zé)，便于重大活動歸檔工作的實施,，避免了三方由于分工不明,、責(zé)任不清所導(dǎo)致的文件材料的遺缺。
?。?）開展征集,、鼓勵社會捐贈等
基于我省重大活動檔案管理基礎(chǔ)工作發(fā)展遲緩、文件材料遺失嚴(yán)重的現(xiàn)狀,，第5章第24條提出：“國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立重大活動檔案征集制度,，采取收購、征購,、合作開發(fā)等方式征集重大活動檔案”,、第25條提出：“檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)鼓勵個人、社會組織向國家綜合檔案館捐贈,、寄存重大活動檔案”,，這兩條補(bǔ)救性措施，主要針對現(xiàn)存國家綜合檔案館數(shù)量不全的重大活動檔案,，或者應(yīng)屬國家綜合檔案館收集范圍卻散落民間的重大活動檔案,。
2,、對重大活動檔案安全體系的建設(shè)要求
《辦法》立足于安全防范，從人防,、物防,、技防三個方面提出了具體的要求，共有6條4款,。
?。?） 對涉密文件的管理提出要求
第1章第6條規(guī)定：“凡屬重大活動中形成的涉密文件，應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)安全管理,，未經(jīng)解密,，不得進(jìn)行寄存托管、檔案整理業(yè)務(wù)外包和數(shù)字化加工,?！辈⑶以诘?章第28條第4款規(guī)定，“未按規(guī)定對涉密文件進(jìn)行安全管理的”相關(guān)單位和個人,，要追究相應(yīng)的法律責(zé)任,。
（2）對參與重大活動的工作人員提出要求
第1章第8條規(guī)定：“參與重大活動的工作人員要……依法保守國家秘密,；參與重大活動檔案管理的工作人員,，應(yīng)當(dāng)……履行職責(zé)，恪守職業(yè)道德”,，第5章第29條明確提出對在重大活動檔案管理工作中失密泄密的檔案工作人員要依法追究法律責(zé)任,。
（3）對維護(hù)檔案實體安全提出要求
第2章第14條規(guī)定：“保管條件不具備,，可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的,，可以提前向同級國家綜合檔案館移交?！钡?章第28條第12,、13款明確指出：“涂改、偽造,、抽換,、損毀、丟失重大活動檔案的,，擅自將重大活動檔案出賣,、轉(zhuǎn)讓、交換,、贈送給各級國家檔案館以外的組織和個人,，或者私自攜運(yùn)、郵寄出國出境的單位和個人，必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任,?！?/p>
（4）面向未來提出前瞻性的備份管理要求
第4章第26條規(guī)定：“國家綜合檔案館對移交進(jìn)館的重大活動檔案,，應(yīng)當(dāng)……進(jìn)行縮微處理和數(shù)字化加工等,，實施異質(zhì)異地備份?！边@是針對新世紀(jì)以來國內(nèi)外諸多自然災(zāi)害和人為災(zāi)難中檔案受損的教訓(xùn)而提出的一項預(yù)見性的戰(zhàn)略要求,，可以確保任何情況下檔案的絕對安全，可以克服電子檔案在安全方面的脆弱性和不可靠性,。
?。?）對維護(hù)檔案信息安全提出的要求
第4章第27條規(guī)定：“國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)依法向社會公布不涉密和非控制使用的重大活動檔案信息”，第5章第28條第11款嚴(yán)格禁止擅自將未經(jīng)開放鑒定的重大活動檔案向社會復(fù)制,、提供,、公布。
3,、對重大活動檔案利用體系建設(shè)提出要求
《辦法》第2章第14條,、第4章第26條、第27條按照和吸納兩辦《意見》精神,，要求各個檔案館（室）加大開發(fā)力度,，開展檔案信息化建設(shè)，建立資源共享平臺,，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和方式,，用復(fù)制件或者數(shù)字副本代替原件，采取展覽,、史料匯編等多種形式,，提供社會利用,，滿足社會利用需求,。
（六）明確重大活動檔案的最終歸屬
對各級各類重大活動檔案的流向和歸屬,，《辦法》的意見非常明確,，主要有四種情況：第一種是第2章第14條規(guī)定的：“一個單位獨(dú)立舉辦的重大活動，其檔案歸入本單位,保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交”;第二種是第2章第15條規(guī)定的：“兩個以上單位不分主次,、聯(lián)合舉辦的重大活動,，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將重大活動中各自形成的文件材料，在活動結(jié)束后6個月內(nèi)各自向同級國家綜合檔案館移交”,； 第三種是第2章第16條規(guī)定的：“兩個以上單位分主次,、共同舉辦的重大活動，主辦單位應(yīng)當(dāng)將重大活動中所有的文件材料……活動結(jié)束后6個月內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交”；第四種是“臨時機(jī)構(gòu)組織舉辦的重大活動,，隨著活動結(jié)束,，機(jī)構(gòu)會隨之撤銷”，因此,，第2章第17條如此規(guī)定：“臨時機(jī)構(gòu)舉辦的重大活動,，應(yīng)當(dāng)邀請同級檔案行政管理部門參加，直接負(fù)責(zé)重大活動文件材料的管理工作,，活動結(jié)束后1個月內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交,。”
?。ㄆ撸┮?guī)定違反《辦法》所承擔(dān)的法律責(zé)任
為保障重大活動檔案管理各項措施得到落實,，促進(jìn)重大活動檔案的規(guī)范管理，《辦法》對不吸納檔案管理人員參與重大活動工作機(jī)構(gòu),，將重大活動文件材料據(jù)為己有,、拒絕移交、移交不完整,、擅自銷毀,，未按規(guī)定收集、整理,、保管重大活動檔案,，未按規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案或者檔案移交不完整，拒絕接收重大活動檔案,，擅自將未經(jīng)開放鑒定的重大活動檔案復(fù)制,、提供、公布,，以及涂改,、偽造、抽換,、損毀,、丟失重大活動檔案等行為明確了應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。主要形式有責(zé)令改正,、通報批評,、給予處分，構(gòu)成犯罪的,，依法追究刑事責(zé)任,。
《辦法》對各種各樣違反重大活動檔案管理規(guī)定行為的明確追責(zé)，增強(qiáng)了今后依法行政和執(zhí)法的可操作性,，便于更好地開展重大活動檔案管理工作,。
三,、《辦法》的貫徹落實
《辦法》出臺了，但我們沒有感覺絲毫的輕松,，反而更覺沉重,。摸爬滾打多年的實踐告訴我們，沒有《辦法》萬萬不行,，但《辦法》出臺后短短的幾個月,，我們開始深深體驗到，有了《辦法》也并非萬無一失,。對我省而言,，《辦法》不是萬事俱備只欠的東風(fēng)，我們需要長期不斷地努力來克服和改變地域的人文環(huán)境,、意識形態(tài)特點(diǎn),、人員基礎(chǔ)素質(zhì)等因素給我們實施管理帶來的困難，我們需要長期不斷地宣貫來走向和加快重大活動檔案管理的社會化,、提高重大活動檔案社會管理水平,。上海、江蘇,、云南等省以及青島,、深圳、廈門等市,，雖然沒有出臺相關(guān)的規(guī)章制度,，但檔案部門均是當(dāng)然的重大活動組委會成員，對重大活動檔案實施了有聲有色有效的管理,。結(jié)合省情,，圍繞《辦法》的宣貫，我們：
1,、制發(fā)文件,，普發(fā)全省，開始《辦法》的學(xué)習(xí),、貫徹活動,。要求：
（1）各省直單位,、省屬企事業(yè)單位,、市縣檔案行政管理部門出臺相應(yīng)的實施細(xì)則,、意見,、章程、制度,。便于指導(dǎo)本系統(tǒng),、本區(qū)域重大活動檔案工作的發(fā)展,。
（2）各省直單位,、省屬企事業(yè)單位,、市縣檔案行政管理部門應(yīng)將重大活動檔案工作納入重點(diǎn)工作考核體系。
?。?）各省直單位,、省屬企事業(yè)單位、市縣檔案行政管理部門對本系統(tǒng),、本區(qū)域的重大活動檔案管理情況進(jìn)行自查自檢,，集中整改。
?。?）各省直單位,、省屬企事業(yè)單位、市縣檔案行政管理部門每年要對本系統(tǒng),、本區(qū)域的重大活動檔案管理情況進(jìn)行督查,，形成專題報告。
?。?）省檔案局將連續(xù)五年對各省直單位,、各省屬企事業(yè)單位、各市縣重大活動檔案管理情況進(jìn)行抽檢,，并通過政府通報抽檢結(jié)果,。
2、籌備二青會,，聯(lián)動多方,，打好《辦法》出臺后第一戰(zhàn)。
《辦法》是武器,，是尚方寶劍,，落實是關(guān)鍵，是目的,。我們將采取怎樣的方式方法來落實《辦法》,，是廣東做法，還是克拉瑪依經(jīng)驗,，至少我們要汲取福建教訓(xùn),，提前籌劃、及時介入,、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),、統(tǒng)籌布局、有效合作,。
?。?）頂層設(shè)計,，草擬《二青會檔案管理實施方案》。
?。?）抓住關(guān)鍵,，成立二青會檔案管理處。
?。?）建章立制,，規(guī)范二青會檔案管理。
?。?）及時介入,，做好二青會全程檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查工作,?！ ?/p>
無論多么輝煌、多么重大的活動,，都會成為過往,，用好《辦法》這個武器，構(gòu)建曾經(jīng)的輝煌,，有我們檔案人的責(zé)任,，還原、傳承曾經(jīng)的重大,，是時代賦予我們檔案人獨(dú)特而光榮的使命,。愿我們?nèi)n案人攜起手來，團(tuán)結(jié)協(xié)作,，共同筑造,、守護(hù)重大而美麗的記憶宮殿。
