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來源：國(guó)家檔案局
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157 次 日期：2024-11-01 10:03
近日,，國(guó)家檔案局簽發(fā)第22號(hào)令，發(fā)布了《電子檔案管理辦法》,。該管理辦法將于2024年11月1日起施行,。
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理,，確保電子檔案真實(shí),、完整、可用,、安全,，促進(jìn)檔案工作更好的服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾,，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī),，制定本辦法。
第二條 檔案館和機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織 (以下簡(jiǎn)稱組織機(jī)構(gòu))的電子檔案管理，適用本辦法,。
本辦法所稱電子檔案,，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)過程中,，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理,、傳輸,、存儲(chǔ)的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的各種信息記錄,。
第三條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案符合下列要求：
(一)來源可靠,。由合法、明確的形成者,，在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生,，形成者、形成活動(dòng),、形成時(shí)間可確認(rèn),，形成、辦理,、整理,、歸檔、保管,、移交等系統(tǒng)安全可靠。
(二)程序規(guī)范,。全過程管理符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定,，并且準(zhǔn)確記錄、可追溯,。
(三)要素合規(guī),。內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,。
電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,，可以以電子形式作為憑證使用。
第四條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備,，建立管理機(jī)制,、制度規(guī)范、安全措施,、人才隊(duì)伍,，滿足電子檔案管理需求。
第五條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案全過程管理,，確保承載形成,、整理、歸檔,、移交,、接收、保管,、處置,、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)之間相互銜接，并且持續(xù)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集,、維護(hù)等活動(dòng),，完整記錄電子檔案管理過程。
第六條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新一代信息技術(shù),，不斷提升電子檔案管理水平,。
第七條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各類電子文件收集,、歸檔工作，保障具有保存價(jià)值的電子文件應(yīng)歸盡歸,，并按規(guī)定移交檔案館,。檔案館應(yīng)當(dāng)提升接收和管理各類電子檔案的能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收,。
第八條 電子檔案管理的全過程應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全,、數(shù)據(jù)安全、個(gè)人信息保護(hù),、保密管理,、密碼管理等相關(guān)法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全,。
第二章 機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第九條 國(guó)家檔案主管部門統(tǒng)籌規(guī)劃,、組織協(xié)調(diào),、監(jiān)督指導(dǎo)全國(guó)電子檔案管理工作，研究制定政策制度,，建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系,，推進(jìn)電子檔案安全保管和有效利用，推動(dòng)電子檔案全過程管理能力評(píng)估,。
縣級(jí)以上地方檔案主管部門監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作,。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監(jiān)督指導(dǎo)所屬企業(yè)事業(yè)單位,、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作,。
第十條 按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：
(一)確定管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或者人員,，將電子檔案管理納入檔案工作責(zé)任制，納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃等,，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范,，配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施； (二)協(xié)調(diào)檔案,、文秘,、業(yè)務(wù)、信息化,、保密等職能部門共同推進(jìn)電子檔案管理,，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè),；
(三)電子文件形成部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集,、整理、歸檔等工作,；
(四)管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)本單位電子檔案的管理,，監(jiān)督指導(dǎo)各部門電子文件的形成、收集,、整理以及歸檔等工作,，按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交電子檔案。
第十一條 檔案館應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：
(一)建設(shè)滿足電子檔案長(zhǎng)期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施,；
(二)收集,、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；
(三)建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范,。
第十二條 檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與本行政區(qū)域有關(guān)信息化建設(shè),、電子政務(wù)建設(shè)、電子文件管理,、數(shù)據(jù)管理,、密碼管理、保密管理等主管部門的工作協(xié)同,，共同推進(jìn)電子檔案管理工作,。
第十三條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)支持電子檔案管理人員按照有關(guān)規(guī) 定參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能,。
第三章 電子文件整理與歸檔
第十四條 機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定,，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限,、電子檔案分類方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,、檔案分類方案進(jìn)行管理,。
第十五條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形成,、辦理、傳輸,、存儲(chǔ)屬于歸檔范圍的電子文件,，保證電子文件真實(shí)、完整,、可用,、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規(guī)定,。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，支撐電子文件收集,、整理,、歸檔等業(yè)務(wù)。
第十六條 電子文件應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)一并歸檔,。電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)具備開放,、不綁定軟硬件、顯示一致性,、可轉(zhuǎn)換,、易于利用等特性，并且能夠支持向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換,。電子文件元數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,。
第十七條 電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)在電子文件形成、辦理,、收集過程中完成保管期限鑒定,、分類,、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求,，并且完整采集描述電子文件內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個(gè)管理過程元數(shù)據(jù)。
電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開放的壓縮,、加密等技術(shù)措施,。
黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔，應(yīng)當(dāng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息,，只保留印章圖形,。其他組織機(jī)構(gòu)電子文件歸檔可以參照處理。
第十八條 電子文件形成部門和電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進(jìn)行清點(diǎn),、登記,，對(duì)其真實(shí)性、完整性,、可用性,、安全性進(jìn)行檢測(cè)，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn),。
第十九條 電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行審核,、編制檔號(hào)、確認(rèn)保管期限等工作,，確保電子檔案符合檔案管理要求,。
第四章 電子檔案移交與接收
第二十條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應(yīng)當(dāng)做好接收工作,，對(duì)于符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案,，不得拒絕接收。
經(jīng)同級(jí)檔案主管部門同意,，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的電子檔案,，可以按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定延長(zhǎng)向檔案館移交的期限。
經(jīng)檔案館同意,，對(duì)于未到國(guó)家規(guī)定移交期限的電子檔案,，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換,、遷移等權(quán)責(zé)后,，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開事項(xiàng)的， 應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》第十五條第二款規(guī)定辦理,。
第二十一條 機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案,，應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
(一)按照國(guó)家關(guān)于電子檔案移交與接收的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行組織,，并進(jìn)行真實(shí)性,、完整性,、可用性、安全性檢測(cè),，合格后方可移交,；
(二)電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形,；
(三)采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)去除加密措施后移交,；
(四)移交的電子檔案應(yīng)當(dāng)附具到期開放意見、政府信息公開情況,、密級(jí)變更情況等,。
第二十二條 檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性,、可用性,、安全性檢測(cè)，合格后方可辦理交接手續(xù),，接收登記入庫(kù),。
第二十三條 電子檔案移交接收應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行。不具備在線移交條件的,，應(yīng)當(dāng)配備符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行離線移交,，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和檢測(cè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。
第五章 電子檔案保管與處置
第二十四條 機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)建設(shè)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案管理信息系統(tǒng)，并與辦 公自動(dòng)化系統(tǒng),、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接,。
檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的應(yīng)用系統(tǒng)，支撐電子檔案接收,、存儲(chǔ),、備份、鑒定,、開發(fā),、利用、統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)換、遷移,、銷毀等工作,。
第二十五條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)一管理,。
國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)專用局域網(wǎng)絡(luò),，配備服務(wù)器、存儲(chǔ),、安全等設(shè)施設(shè)備,，用于集中管理檔案數(shù)字資源。
第二十六條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案?jìng)浞莨ぷ?，制定電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞣桨?，?duì)電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等進(jìn)行完整備份,。
應(yīng)當(dāng)在磁介質(zhì),、光介質(zhì)、縮微膠片等介質(zhì)中選擇至少兩種符合長(zhǎng)期安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì),，以在線方式和離線方式保存至少三套完整數(shù)據(jù),，每種介質(zhì)上保存一套完整數(shù)據(jù)， 一套在線應(yīng)用,，兩套備份,。應(yīng)當(dāng)制定檢測(cè)策略，定期對(duì)電子檔案可讀狀況,、 所處軟硬件環(huán)境,、存儲(chǔ)介質(zhì)完好程度等保管情況進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn) 問題及時(shí)處理,，必要時(shí)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換,、遷移。
第二十七條 檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份,，根據(jù)需要有條件的檔案館可以建設(shè)災(zāi)難備份系統(tǒng),，實(shí)現(xiàn)重要電子檔案及其管理信息系統(tǒng)的備份與災(zāi)難恢復(fù)。機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織可以參照?qǐng)?zhí)行。
國(guó)家檔案館可以建設(shè)電子檔案?jìng)浞葜行?，提供電子檔案?jìng)浞莘?wù),。
第二十八條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移制度，經(jīng)技術(shù)需求分析,、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,，確有必要的,，對(duì)電子檔案、電子檔 案管理信息系統(tǒng)等進(jìn)行轉(zhuǎn)換,、遷移,，并留存操作過程記錄。轉(zhuǎn) 換,、遷移后,，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性,、可用性,、安全性檢測(cè)。
第二十九條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)達(dá)到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定,。對(duì)仍需繼續(xù)保存的電子檔案,，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并變更相關(guān)管理數(shù)據(jù)。
第三十條 電子檔案銷毀工作應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定,，履行相關(guān)審批手續(xù)，禁止擅自銷毀電子檔案,。
對(duì)需要銷毀的電子檔案,，應(yīng)當(dāng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、容災(zāi)備份等系統(tǒng)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)中徹底刪除,，并記錄被銷毀電子檔案的范圍,、數(shù)量、大小以及審核人,、操作者等信息,。
第六章 電子檔案開放與利用
第三十一條 電子檔案的開放工作應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)有 關(guān)規(guī)定。檔案館應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放電子檔 案目錄,。
第三十二條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度,，采取有效管理措施和技術(shù)手段，充分利用政務(wù)網(wǎng),、互聯(lián)網(wǎng)等渠道實(shí)現(xiàn)電子檔案便利,、高效、安全利用,。
第三十三條 利用者利用電子檔案,，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案利用的規(guī)定，不得擅自復(fù)制,、篡改電子檔案,，不得損 害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和其他主體合法權(quán)益,。
第三十四條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和利用范圍,，建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)字資源利用服務(wù)平臺(tái),。
第三十五條 組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極利用人工智能等信息技術(shù)，開展編研,、展覽和建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)等工作,，不斷開發(fā)檔案數(shù)字資源。
第三十六條 檔案主管部門應(yīng)當(dāng)推動(dòng)檔案數(shù)字資源共享工作,，促進(jìn)跨區(qū)域,、跨層級(jí)、跨部門共享利用,。
第七章 附 則
第三十七條 本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,。
第三十八條 本辦法自2024年11月1日起施行。
